Automatisierung ist eines der entscheidenden Elemente der digitalen Transformation in der Geschäftswelt. Was genau ist das und was sind die Vorteile?
Automatisierung von Geschäftsprozessen – was bedeutet das?
Die digitale Transformation des Unternehmens bedeutet den Übergang von bestehenden analogen Lösungen zu digitalen Lösungen. Im Rahmen der digitalen Transformation kann ein Unternehmen eine Vielzahl von Technologien einsetzen, um seinen täglichen Betrieb zu unterstützen. Dazu gehört auch die Prozessautomatisierung.
Prozessautomatisierung ist definiert als Aktivitäten, die es ermöglichen, Prozesse automatisch, d. h. ohne direkten menschlichen Eingriff, auszuführen. Daher ist es eine moderne technologische Unterstützung bei der Umsetzung vieler Aktivitäten.
Wie lassen sich Geschäftsprozesse automatisieren?
Viele Geschäftsprozesse können automatisiert werden, aber die entscheidende Anforderung ist ihre Wiederholbarkeit.
Sie können Aktivitäten automatisieren wie:
- Erstellung von Dokumenten, z.B. Rechnungen, Verträge,
- Auftragsabwicklung,
- Ressourcenmanagement,
- Bestellen,
- Erstellung von Gehaltsabrechnungen,
- Bearbeitung von Urlaubsanträgen,
- Verfügbarkeitskontrolle,
- Ticketverwaltung,
- Call-Center-Service,
- Mitteilungen,
- Email schicken,
- Berichterstellung,
- Bereiten Sie Datensicherungen vor.
Die Automatisierung kann für einfache und fortgeschrittene mehrstufige Prozesse verwendet werden.
Was ist Prozessautomatisierung in einem Unternehmen?
Die Automatisierung von Geschäftsprozessen basiert auf spezieller Software.
Im Rahmen der Automatisierung werden entsprechende Algorithmen und Regeln erstellt, die es ermöglichen, viele Tätigkeiten ohne Einbeziehung von Mitarbeitern durchzuführen.
Auch Robotic Process Automation (RPA von Robotic Process Automation) findet zunehmend Anwendung. Dabei kommen Programme zum Einsatz, die wie lernfähige Roboter funktionieren und menschliche Arbeit simulieren können.
Roboter arbeiten sogar noch effektiver, weil sie mithilfe künstlicher Intelligenz, Textanalyse, Verarbeitung natürlicher Sprache und Technologien des maschinellen Lernens ständig neue Geschmacksrichtungen lernen.
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Wann lohnt es sich, Prozesse zu automatisieren und was kann man damit gewinnen?
Über den Einsatz von Geschäftsprozessautomatisierung im Unternehmen ist nachzudenken, wenn:
Von Mitarbeitern ausgeführte Prozesse wiederholen sich und sind zeitaufwändig – Aktivitäten, die ein Mitarbeiter in 15 Minuten erledigt, können von einem Roboter in weniger als 1 Minute ausgeführt werden.
Die Komplexität der Prozesse nimmt zu – dank Automatisierung können auch komplexe, mehrstufige Tätigkeiten durchgeführt werden.
Fehler treten bei Operationen und Dokumenten auf – sie können dank Automatisierung vermieden werden, wodurch die Genauigkeit der ausgeführten Aufgaben sichergestellt wird.
Das Unternehmen braucht immer mehr Kunden und es braucht viel Zeit, um sie zu bedienen – die Automatisierung ermöglicht es Ihnen dann, einen qualitativ hochwertigen Kundenservice aufrechtzuerhalten.
Sie verzögern sich aufgrund vieler zu erledigender Aufgaben – eine Automatisierung beseitigt dieses Problem.
Zusammenfassung
Daher bietet die Automatisierung von Geschäftsprozessen im Unternehmen zahlreiche Vorteile und ist eine kostengünstige Wahl. Das Einsparen von Zeit und Ressourcen führt zu reduzierten Geschäftskosten, und eine effektive Aufgabenberichterstattung, Kommunikation und ein geringeres Fehlerrisiko führen zu einem effizienteren Betrieb des gesamten Unternehmens und einer größeren Zufriedenheit seiner Kunden und Auftragnehmer.
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